SISTEM AKUNTANSI GAJI DAN UPAH
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan
akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan
manajemen, para pemilik atau pemegang
saham,
kreditur dan para pemakai laporan keuangan (
stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan
ekonomi.
Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan
mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan
oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan
pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh
perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah
karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem
akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem
dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk
menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap
pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk
berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus
diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah
adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai
dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi
utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi
perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas,
otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan
ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan
pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi
karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi
gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja
karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang
produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan
produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan
menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada
dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan
karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan
pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini
digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap
karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir
biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat
waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk
mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan
yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat
informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan
serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen
yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan
dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan
catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban
bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan
yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan
jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode
tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima
dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat
dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi
pembayaran gaji.
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat
penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang
memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja
tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya
ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat
penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann.
Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah
karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak
diketahui oleh karyawan yang lain.
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi
yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan.
Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi
gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan
waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi;
5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat
keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan
gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat
daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat
daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas
keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya
utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi
akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji
dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu
dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan
pengupahan yang baik.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk
perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang
sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang
dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya
keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi
atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam
suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari
tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur
pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan
bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang
terkait dengan prosedur personalia adalah:
1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau
bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada
bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau
mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal
mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur,
pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia
untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian
kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk
memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan
pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan
bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian
personalia.
Prosedur
pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat
waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan
waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan
dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing
karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini
dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang
maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir
yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam
perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari
satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap
hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh
petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job
tiket;
3).
Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan
waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan
setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan
untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk
mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang
menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama
periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam
daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan
nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji,
jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan
jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji
menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka
digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus
menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan
catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode
tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk
setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan
untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar
hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat
menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya
setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu
hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan
mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang
produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi
karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi
biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa
karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar
pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi
pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data
yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan
sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya
tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk
pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran
gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang
ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai
tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk
itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan
pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa
unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha
pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat
mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji
dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem
pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern
perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi
yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi
pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan
prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap
orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap
perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat
keputusan direktur keuangan.
3. Setiap
potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi
oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi
gaji dan upah adalah:
1. Kartu
jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan
daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan
pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di
atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli
dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
